¿Cómo hacer y tener la Contabilidad de PYMES?

Consejos sobre Contabilidad de PYMES

Para muchos empresarios, la gestión de las finanzas es el aspecto más complejo de ser propietario de un negocio. Debido a que, si no se conoce bien la forma de  mantener las finanzas en orden, se puede encontrar con graves dificultades financieras.

Afortunadamente, las habilidades de manejo del dinero pueden aprenderse, incluso si nunca antes se ha equilibrado una chequera. Por ello, a  continuación se presentan algunos de los principales consejos de contabilidad para pequeñas empresas que se deben consultar regularmente.

Mantener registros precisos

Cuando se es propietario de una empresa, hay que aprender a llevar la contabilidad y los registros de la pymes. La mayoría de los detalles de su contabilidad diaria pueden ser fácilmente rastreados en línea a través de la tarjeta de crédito y registros bancarios. Sin embargo, es importante mantener toda esta información recopilada en un solo lugar para que pueda ser revisada de un vistazo.

Muchos propietarios de empresas invierten en software que facilita la contabilidad de las pequeñas empresas. Por lo tanto, invertir  en un software que permita rastrear el flujo de dinero y que tenga una función de facturación integrada es lo deseable, porque el contador agradece la aplicación de esta herramienta, cuando llegue el momento de presentar los impuestos.

Abrir una cuenta bancaria comercial

Cuando se mezclan las finanzas personales y profesionales, los resultados pueden ser desastrosos. Uno de los primeros pasos que se deben dar cuando se empieza un nuevo negocio es abrir una nueva cuenta bancaria a nombre de la empresa.

Mantener las finanzas personales y profesionales completamente separadas hace que el seguimiento del flujo de dinero sea muy fácil. Además, tener una cuenta bancaria separada también hace la vida mucho más fácil cuando llega la temporada de declaración de impuestos.

Si la empresa es de propiedad exclusiva, no se está obligado por ley a abrir una cuenta bancaria separada para el negocio, pero se recomienda hacerlo. Antes de que se pueda abrir una cuenta de negocios, se necesita un nombre del mismo, y debe estar registrado en el estado o provincia.

Guardar todos los recibos

Se podría pensar que es innecesario guardar los recibos ya que prácticamente todas las compras son electrónicas. Sin embargo, los recibos de venta contienen fechas y detalles de gastos que pueden ser muy útiles para futuras referencias.

Se debe evitar el error de tirar todos los recibos en una sola carpeta. En lugar de ello, se deberían organizar en función de la categoría.

¿Cómo hacer y tener la Contabilidad de PYMES?

Aprender a facturar con precisión

Para la mayoría de los nuevos propietarios de empresas, la facturación es un concepto desconocido, pero es necesario registrar detalles específicos sobre diversas transacciones. También motivar a los clientes a hacer los pagos a tiempo. 

Por ello, una facturación precisa puede ayudar a hacer un seguimiento de los clientes que constantemente no pagan dentro del período acordado y puede ayudar a mantenerse organizado.

Nunca añadir a una factura después de haberse finalizado y nunca crear múltiples versiones de la misma factura. Porque, al realizar cambios en una factura después de presentarla al cliente sólo confunde tanto al dueño de la empresa, como a los clientes y al contador. También hará que el proceso de cuentas por cobrar sea caótico e ineficiente.

Crear estados de ganancias y pérdidas

Los estados de ganancias y pérdidas pueden dar una visión de la salud financiera del negocio. Un estado de ganancias y pérdidas resume los gastos, costos e ingresos en los que incurre el negocio durante fechas específicas. 

Este estado puede mostrar información relevante sobre la capacidad de la empresa para generar beneficios y también se denomina comúnmente estado de ingresos, estado de resultados financieros o estado de operaciones.

Antes de que se pueda preparar un estado de pérdidas y ganancias, se deben recopilar las transacciones de caja chica y todas las demás actividades acompañadas de recibos.

También se deben recopilar los registros de todas las compras que se han hecho con las tarjetas de crédito y de la cuenta corriente. Igualmente, se debe tener la información para devoluciones, descuentos y cualquier reducción de precio que se haya ofrecido a los clientes. 

Se deben recopilar también todas las fuentes de ingresos, incluyendo pagos con tarjeta de crédito, cheques y efectivo pagados al negocio. Así, para cada uno de los diferentes elementos enumerados anteriormente, se debe incluir la información del año total, así como la cantidad trimestral. Luego, se deberá seguir el proceso de creación de la cuenta de pérdidas y ganancias.

Obtener recibos por las donaciones

Si se dona con frecuencia a la caridad y no se tienen recibos por las contribuciones, es hora de cambiar los hábitos. Porque, se podrían recibir beneficios fiscales por todo el dinero y las donaciones dadas a las organizaciones de caridad, pero se necesita tener recibos para deducirlos de los impuestos.

Recoger los impuestos en el momento de la venta

Siempre se deben recolectar los impuestos en el momento de la venta para evitar pagar una gran suma de impuestos al final del año. Este paso, ayuda a disminuir la preocupación de incurrir en penalidades por pago retrasado de impuestos si se cobran o aplican en el momento de la venta.

Cualquiera puede aprender a manejar las finanzas del negocio. Por lo tanto, es importante seguir los  sencillos consejos de contabilidad para poner en orden las finanzas de la empresa y evitar los errores comunes en materia de impuestos.

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